《HR毫不起眼,卻要提供最貼心既service(下)》

入職大公司無疑係大部分打工仔既期望,人工唔一定高啲但相對穩陣,工作量可能一樣多但會有完善既workflow去跟進,同事多是非多但擴大人脈既機會亦多。

 

有網友向小熊呻過,係大公司工作感覺好困身,階級主義味濃,稍一不慎將應酬說話,客氣說話講得唔夠體面就秒速令上司扣你印象分,你以為直接稱呼上司英文名親切啲?點知原來公司所有同事對自己職級以上既人只能稱呼先生/小姐,要記住呢啲潛規則係無聊但你唔一齊遵守又會遭人話柄,是非隨之而來。大公司無疑係有佢獨特又麻煩既玩法。

 

唔少本身做開大公司既人,的起心肝去中小企闖一闖之後,最終都會選擇回歸大公司既懷抱,原因係邊呢?中小企部門人數較小,好自然大家既boundary少啲,關係緊密得多,好了解到對方既工作內容,溝通順暢。做全職既我地,的確對住同事既時間仲多過屋企人,如果可以係著重人情味既office工作,每日返工既心情都無咁壓逼。

 

然而,有得必有失。

 

當過左新工作既密月期,陸陸續續handover晒所有task後,惡耗亦降臨。即使大家幾咁有心互相幫忙,你會發覺忙碌兼混亂既情況係長期得唔到有改善。每次有新task跟進,舊資料無保存好,零散又無pattern好難拎黎參考,問senior點樣處理佢地都依依哦哦,半推半就叫你策店佢,只要做到成效過程完全自主,但我情願唔要呢個自由度,你俾個清晰既指示我吧!我唔希望被抽乾精神和時間,折磨地不停做緊啲唔知合唔合符國情既文件和程序,又要諗定十萬個理由去解釋做法。出左事睇怕都係「食自己」,因為無高層會知曉基層員工既難處,苦況隨時成為你既痛柄。

 

有筆直有系統工作更便利

back office既工作,想要增加效率,輔助工具係不可或缺。大家都好清楚,高層最鍾意係咩?當然係睇「雞精」report,佢地會提出想要既數據和分析資料,方便簡單闡述俾老闆知道各部門既最新情況。至於實際上點樣打造一份易睇又易明既report,從不過問,只要求有一重又一重既經理幫佢verify資料全無錯漏,就安心用黎呈上俾老闆參詳。

 

HR每位同事都有負責既monthly report需要頻頻準備,EXCEL對於處理數據係好幫到手,不過如果我地只單一依靠人手輸入大量數據入EXCEL,想再從中抽取資料再crossover其他文件合成新數據就好有難度,checking上亦好花時間。通常EXCEL係用於 keep track on一啲人事資料上,或者製作簡單概覽數據表。當我地有一個正式系統可用時,儲起晒所有人事資料後,可以介定番部門有權限瀏覽某個頁面既資料,變相有任何改動我地入左系統後,部門已經能夠第一時間得知,除左減少左來來往往既詢問之外,亦有效利用到系統隨時export到想要既資料做比對或參考,大家係工作順手得多。

 

用annual fee租用既系統有部分操作可以依照公司運作需要作出相應改動,只要願意花筆直,做到user friendly絕對唔係問題!就連經常開口埋口話唔識用EXCEL既高層,按照指示揀番想要既scope簡單click幾個制,就輕輕鬆鬆gen到一份有板有眼,擺得上會議討論既report (膠層一般都極貪心一次過拎盡數據,print A4 size出黎睇到眼懵,唔識印A3 size,下屬要幫幫手啦),膠層可以自己依賴技術製作到專業既文件,佢有滿足感之餘,最緊要係release少少下屬既工作量。

 

表面做足上下一心模樣

由於架設左一個完整既組織結構,一層管一層,HR好清楚分工和approving authority都keep好晒白紙黑字hard copy留底。部門主管心知部門有任何事佢係責無旁貸,怪落去一定會認為佢無嚴密把關,無認真檢查過下屬工作和無充足既溝通,點都走唔甩。HR會盤算每落一個政策背後會帶黎咩效果,我地有機會都係受惠者。

 

除左PR/sales部門,HR就係最常會接觸到街外人,所以HR主管會花多少時間打造番部門團結既形象,做俾老闆睇之餘,亦會為下屬帶黎好處。主管對同事負責既工作更留意更上心,主動和同事多傾談保持友好關係,借出耳仔聽取大家意見,方便佢將來報告俾上層知佢有幾熟悉部門每位員工既狀況。中小企既HR主管根本擠唔出多餘時間,仲保持心態平衡去額外付出關懷,反而偏向催谷大家快啲完成工作減短加班時間好過。直到做評核時,其實上司都未必了解同事個人性格係點,工作模式係點,對公司既諗法又係點。當有負責既部門有同事離職時,我地需要做Exit Interview,有七成同事都會暗示走既原因係部門既人事關係不快而令佢選擇係新環境重新開始。

 

各界老闆亦深明此道,大公司就會吩咐HR做先鋒去帶領大家如何做到上下一心,不外乎籌備多啲全體員工齊齊參與既活動,發出不記名既調查問卷想知道同事真正既想法等等,所以大家一片責怪既聲浪湧去HR時,都請體諒一下始作俑者其實唔係我地,我地都要痛苦地加班仲要擔驚受怕活動參與率偏低難以交代。大家就想一想,做場好show咧嘴而笑影多幾張大合照,俾機會老闆對外show off下,佢開心既話分分鐘會撥多啲資金俾各部門做筆直。從呢個角度出發,搏一搏回報都笑住做吧!