《HR毫不起眼,卻要提供最貼心既service(上)》

中小企業做HR,部門人數唔多,的確有好大機會係需要事事一腳踢。登招聘廣告約人見人請人啊、每個月準時做payroll計糧對拍卡資料啊、為公司plan好黎緊一年各部門既training schedule,搵定幾間機構做quotation同佢地deal合作計劃啊,呢啲已經係最基本。仲可能做埋每日走早午兩轉送件、去銀行排長龍入票俾離職既同事、處理零亂既petty cash、文具和茶水既入貨等等,duties應有盡有。特別係當老闆都認為HR不過係一個行政、秘書和少量會計工作既混合工種,咁就好理所當然只係一個人工唔算太差但忙到甩肺既「大打雜」。

 

既然將HR如此定位,真正本科讀HR既學生唔會希望黎做一個絕望「打雜」,一般畢業後都會申請較有規模既機構入職,想學習一套有系統和政策既工作流程,case by case既專業template,趁住係白紙時培養好手勢和工作mind set,對將來發展先係最有利,如果唔知情入左「打雜」行列,都會醒水急急腳搵過第份。變相會願意留低既,好多時會係真正捱得苦既,情願痛苦幾年學晒所有瑣碎事,以後去到一個舒服啲既工作環境時自己就可以比其他人更全面和獨立。

 

絕望「打雜」功不可沒

係中小企業,往往有為數不少既管理層認為HR只係擔當住一個毫不起眼既角色,但就偏偏要求HR為各個部門提供最貼心最細緻既服務。係日常既事務入面,當然接觸得最多係每個部門既人事上既movement,有新人加入,有舊人辭職,當中牽涉到唔少累人既文件和程序。淨係講請人,最少要睇返佢係咪香港永久性居民,唔係既話,就要知道佢係咪持有某類型既visa,一般既會係輸入內地人才計劃或受養人簽證(Dependent Visa),而近年常見既有非本地畢業生留港 / 回港就業安排(IANG)簽證,當中既細節HR要好清楚,一唔小心,就會令公司犯法請左黑工番黎。

 

請左人番黎仲有無限咁多手尾,直到同事離職,先完成左呢個headcount既工作,然後再重頭開始新既一個。入職後,HR需要根據公司政策為新同事完成一堆基本既checking,例如reference check,medical check,qualification check等等,再要mark好晒日子為同事做MPF enrollment,probation,appraisal,increment等等,仲要了解唔同職級係各類型假期既申請,如何獲得資格享用各種benefits既正式程序係點,真係隨時問到你頭頂出晒煙。特別係中小企既HR部門可能只有兩至三位,公司未必有相關既HR system提供,就需要手動將每一項資料入落EXCEL,只可以用自己方法提示唔好有任何錯漏。每個月對payroll時,HR就拎住每位同事手寫既timesheet逐格核對,每人一日出入兩個紀錄,一個月有60條紀錄,一間公司如果有三百人,就要核對最少1800個格仔了……仲要數數手指計足遲到早退既分鐘黎扣人工,諗下都辛苦。有人覺得,入EXCEL不過係需要花多時間去輸入都唔係太大影響姐,實在太睇小科技既威力了。下回會講講究竟出事位係邊度。唔好忘記,加上每日處理同事和申請人既電郵、電話和文件上既來往,著實係再無剩餘時間和精力去整理工作上既細節。

 

邊個想做人見人憎既HR

另一班會留低既大多就係網上流傳講到係人見人憎既HR。點解有咁既情況出現?第一就係提及過中小企業做HR大多要兼任其他部門既行政工作,而如果唔係本科讀HR或者無諗過係HR發展既打工仔,就只會覺得工作量深不見底,愈做愈頹,愈頹就愈暴走!有時的確係公司係職能上安排唔妥當,又難怪打工既態度失去專業。

 

而去左大公司既HR工作方法和效率上係如何不一樣?除左有筆直請多啲人手,最大分別就係在於時間上既管理,有科技輔助和清晰既指引,即使程序上更複雜,出黎既效果係大幅度倍增。